Software de Gestão para Advocacia: A Eficiência do Escritório como Agente Econômico no Mercado Jurídico

Tiago de Mello Cunha

Advogado e presidente do IBPEA

O Escritório de Advocacia como Agente Econômico

Um escritório de advocacia é, antes de tudo, uma empresa. Não se trata apenas de um espaço físico, mas de uma organização que reúne os elementos essenciais de uma atividade econômica, conforme estabelecido pelo artigo 966 do Código Civil. Estes elementos incluem:

• Organização: A gestão eficiente do escritório envolve a coordenação de advogados, colaboradores, processos e a utilização de tecnologias que otimizam a prestação dos serviços.

• Atividade Econômica: O escritório é uma atividade voltada para gerar resultados econômicos, seja pela prestação de serviços jurídicos ou pela gestão estratégica dos negócios, independentemente da área de atuação, como direito civil, trabalhista, penal, empresarial, imobiliário, entre outras.

• Profissionalismo: O exercício contínuo e sistemático da advocacia, com foco na ética e na eficiência, é fundamental para atender às necessidades dos clientes de forma qualificada.

No entanto, é preciso salientar que a advocacia, pela sua natureza, não pode ser mercantilizada, conforme o artigo 5º da Lei 8.906 do Estatuto da OAB. Essa proibição impede que os serviços jurídicos sejam tratados como meros produtos. Mesmo assim, a necessidade de um escritório se organizar, se profissionalizar e atuar no mercado como um agente econômico é indiscutível.

Portanto, a estrutura organizada, eficiente e profissional é mais importante do que a existência de um espaço físico. Práticas modernas, como a atuação online e o uso de softwares de gestão, mostram que o sucesso de um escritório está em como ele se posiciona no mercado e nas estratégias que adota para otimizar suas operações.

O Escritório Além do Espaço Físico

Na advocacia contemporânea, a presença física do escritório já não é essencial. As ferramentas tecnológicas possibilitam que os advogados trabalhem remotamente, gerenciando operações, comunicação e processos de forma digital.

A Amazon é um exemplo dessa abordagem. Começou em uma garagem e hoje opera globalmente, sem depender de uma presença física tradicional para seus clientes. Sua força está na eficiência operacional e na gestão inovadora, não no tamanho de suas instalações. Da mesma forma, um escritório de advocacia pode operar em grande escala sem um espaço físico fixo. Segundo pesquisa da FGV em parceria com a OAB, 43% dos advogados brasileiros já trabalham remotamente, índice que chega a 51% entre os advogados autônomos.

Portanto, o que define um escritório de advocacia não é um endereço físico, mas sim sua organização, profissionalismo e ferramentas de gestão adotadas.

Inserção no Mercado Jurídico

O mercado jurídico é dinâmico e abrange diversas áreas de atuação, como o direito civil, trabalhista, tributário, empresarial, penal e muitas outras. Um escritório de advocacia pode se inserir em qualquer um desses setores, oferecendo uma variedade de serviços, desde o contencioso, como processos judiciais, até o consultivo, envolvendo pareceres, consultorias e elaboração de contratos. Para se destacar, é fundamental que o escritório adote práticas profissionais e invista em softwares de gestão como ferramenta-chave nesse processo.

Práticas Profissionais Essenciais

Para se profissionalizar e atuar com eficiência no mercado jurídico, um escritório de advocacia deve adotar práticas como:

1. Controle Financeiro:

   • Gestão de Honorários: Definir critérios claros de cobrança, como valores fixos para serviços pontuais e percentuais em casos de sucesso. Softwares de gestão ajudam a acompanhar pagamentos e o fluxo de caixa.

   • Planejamento Tributário: Estratégias para minimizar a carga tributária do escritório e dos clientes, evitando problemas fiscais.

2. Gestão de Documentos:

   • Digitalização e Armazenamento: Implementação de sistemas para digitalizar e armazenar documentos, como contratos, petições, certidões e pareceres.

   • Controle de Prazo e Renovação: Ferramentas de gestão podem gerar alertas para atender prazos processuais e renovação de documentos, prevenindo a perda de direitos.

3. Análise de Riscos:

   • Due Diligence: Realizar análises aprofundadas em negociações e contratos, identificando riscos e pendências documentais.

   • Gestão de Conflitos: Avaliar os riscos de processos judiciais, propondo estratégias de mitigação.

4. Relacionamento com Clientes:

1. • Atendimento Personalizado: Uso de softwares para registrar o histórico de cada cliente, tornando o atendimento mais eficaz.

   • Relatórios e Acompanhamento: Ferramentas que automatizam atualizações, reforçando a transparência.

5. Automação de Tarefas:

1. • Controle de Tarefas e Delegação: Softwares permitem criar, delegar e acompanhar tarefas de cada membro da equipe.

   • Comunicação Eficiente: Centralização das informações em um único local, evitando a dispersão.

O Papel dos Softwares de Gestão na Profissionalização

Um software de gestão jurídica vai muito além de apenas acompanhar prazos processuais. Ele organiza a rotina do escritório, da alocação de tarefas ao controle financeiro e à interação com os clientes. Aqui estão algumas das rotinas que um software pode otimizar:

1. Gerenciamento de Processos e Prazos: Automatiza notificações de prazos e atualiza o status dos processos.

2. Alocação de Tarefas: Permite distribuir tarefas, definir responsáveis e monitorar o andamento das atividades.

3. Gestão Financeira: Facilita o controle de honorários, fluxo de caixa e cobranças.

4. Documentação e Arquivamento: Centraliza documentos, criando um repositório seguro e acessível.

5. Relacionamento com Clientes: Centraliza o cadastro de clientes e permite o envio de relatórios automatizados sobre o andamento dos processos.

6. Agenda e Organização: Centraliza compromissos, audiências e prazos, possibilitando um controle eficiente da rotina do escritório.

7. Análise e Relatórios: Gera relatórios de produtividade e análises de casos, auxiliando na tomada de decisões.

8. Controle de Custas e Despesas: Gerencia custos processuais e despesas, gerando relatórios para um planejamento financeiro assertivo.

Práticas Específicas para Contencioso e Consultivo

• Para o Contencioso: O software auxilia na gestão de processos judiciais, organizando prazos, relatórios automáticos e acompanhando as demandas em qualquer área do direito, desde ações trabalhistas até questões cíveis e empresariais.

• Para o Consultivo: Organiza contratos, pareceres, análises de due diligence e gerencia clientes em negociações e transações jurídicas.

Softwares de Gestão no Mercado Jurídico

Existem vários softwares de gestão jurídica disponíveis, como ProJuris, Advbox, CPJ-3C, Themis, Legal One, Astrea, SAJ ADV, Juristec, EasyJur e LegalCloud. Cada um possui funcionalidades específicas que atendem às diferentes necessidades dos escritórios.

Conclusão

A utilização de um software de gestão é um passo crucial para a profissionalização do escritório de advocacia, independentemente da área de atuação. Ele não é apenas uma ferramenta de controle, mas uma solução estratégica que permite ao escritório atuar de forma eficiente, organizada e transparente, destacando-se como um agente econômico preparado para atender tanto demandas contenciosas quanto consultivas.