A IMPORTANCIA DE UMA CULTURA DE GESTÃO DENTRO DO ESCRITORIO DE ADVOCACIA PARA IMPLEMENTAÇÃO DA ROTEIRIZAÇÃO DA ÁREA TÉCNICA

A IMPORTANCIA DE UMA CULTURA DE GESTÃO DENTRO DO ESCRITORIO DE ADVOCACIA PARA IMPLEMENTAÇÃO DA ROTEIRIZAÇÃO DA ÁREA TÉCNICA, ESTEIRA DE PRODUÇÃO, PDCA E METODOLOGIA JOBS TO BE DONE “JTBD”.

AMANDA GONÇALVES VAZQUES¹

Inicialmente, é fundamental que o advogado se enxergue para além de confecções de peças jurídicas, mas sim como um agente econômico.

Essa virada de chave de forma consciente é um fator primordial para que a implementação de uma cultura de gestão de forma técnica, organizada, clara e assertiva seja implementada.

A gestão estratégica é o cuidado primário que se deve ter para a estruturação da jornada de condução do escritório. É o momento de corporificação do escritório, quando o sócio ou sócios, passam entender sua existência como escritório e as necessidades deste para o atingimento de suas pretensões.

É nessa fase que deverá haver o cuidado básico para a construção da sua existência organizacional.

Após a fase da gestão estratégica que, como visto, é a fase da organização e o do alinhamento dos escritórios visto como áreas, a segunda fase é a da rotina interna, dos procedimentos que percorrerão e farão rodar as operações de todo o escritório.

Esse é o momento da alimentação da estrutura, da construção dos alicerces que viabilizarão processos criativos para o desenvolvimento da operação, como o modelo de procedimentos internos a ser implantado e de que forma ele se conectará com a cultura de trabalho daquele escritório. A construção da forma como o serviço será desenhado e isso passa por um dos aspectos principais que é a forma de relacionamento com o cliente.

É a roteirização das etapas da produção do escritório que permitirá acolher os novos clientes e colaboradores já ditando como o gestor do escritório pensa a execução dos serviços e da forma de atendimento.

O reflexo do que for formatado, ditará a percepção de todos os personagens envolvidos, será como os clientes verão o escritório e como o próprio escritório se reconhecerá.

1. 1. O primeiro contato com o cliente e as diretrizes de organização.

Para fins de organização é importante estruturar uma rotina de trabalho envolvendo os principais procedimentos.

As diretrizes de cada atividade ou setor devem ser tomadas desde o atendimento ao cliente e a contratação dos serviços. Tais como o agendamento de reunião inicial, envio de proposta de honorários, cadastro desse cliente no banco de dados por um profissional específico, o tempo de envio do contrato de honorários e procuração, recebimento da documentação pelo cliente, e a propositura da demanda de acordo com o âmbito judicial ou extrajudicial.

Certo é que, cada escritório pode e deve definir suas próprias metas, rotinas e procedimento, mas é fundamental que elas sejam seguidas por todos os profissionais.

O mapeamento das atividades permite uma maior organização, identificação e transparência das rotinas que são executadas no escritório, o que facilita o monitoramento e a correta aplicação de cada uma delas, no dia a dia, nos moldes do plano de negócio.

4.2 Ferramentas de organização

Para manter todas as rotinas sob controle, convém investir em ferramentas apropriadas que ajudem a integrar as informações.

É bem verdade que essas ferramentas além de gerarem otimização do tempo, padronizam os procedimentos dentro do escritório, tornando mais fácil e integrada a comunicação de cada setor, bem como facilitam a visualizam de documentos e atividades processuais.

A tecnologia trouxe diversas ferramentas, drives e softwares de acordo com a necessidade de cada escritório de advocacia que possibilitem o armazenamento de dados e documentos na nuvem, de forma integrada e tecnologicamente desenvolvida, possibilitando de forma segura e organizada gerar relatórios, andamentos processuais, prazos, audiências, reuniões, estratégias processuais, bem como evitar perda de documentações.

4.3 Organização Padronizada

O gestor do escritório poderá padronizar pastas com dados dos clientes, colaboradores, contratos, contagem de prazos, preparação da equipe antes de audiência ou reuniões, estratégias apresentadas ao cliente, envio de emails, contato de WhatsApp, aviso de atos processuais com antecedência, de maneira a gerar efetivo controle e organização da rotina de cada escritório.

Padronizar as informações consiste em cadastrar as informações de maneira uniforme. Por exemplo, o advogado pode aplicar uma nomenclatura única para informações que possuem características semelhantes, pode-se também criar pastas de acordo com cada setor ou demanda de cada cliente.

4.4 Rotina

Para se obter êxito com os passos e diretrizes apresentados, é necessário verificar as atividades e o andamento de cada procedimento do início ao fim.

Certo é que, ao utilizar às ferramentas automatizadas, será possível controlar o tempo de todas as operações, definindo um fluxo de trabalho que aumente o nível de produtividade seja por meio do PDCA ou JTBD.

2. PDCA²

1. 1. O que é o PLAN, DO, CHECK E ADJUST – PDCA?

O PDCA compreende e tem como finalidade revisitar a rotina para aprimoramento de cada fase, com os seus agentes designados.

De maneira que, ao executar o plano de negócio possa verificar se às rotinas e procedimentos implementados estão alinhados e potencializando o crescimento das áreas de maneira orgânica e funcional, ou se cada setor e colaborador pode melhorá-las.

Os quatro passos que serão analisados pelo PDCA para verificação do plano de negócios.

• PLAN – listagem de rotina dentro de cada módulo.

• DO – Executar. Identificar os agentes executores.

• CHECK – Verificação da listagem e execução.

• ADJUST – Ajustar. Ação. Melhoria e readequação diante de novos pilares.

3. JTBD³

Jobs to be done, é uma estrutura, que tem como finalidade entender a função do cliente na relação com o serviço. A tarefa que será executada pelo serviço já existente, é a unidade de análise dentro da Teoria Jobs to be done. 

É necessário entender que, assim como o PDCA, a metodologia Jobs to be done, é uma framework que tem como finalidade precípua o aperfeiçoamento do serviço do escritório de advocacia possibilitando a implementação de técnicas que alavancam financeiramente, posto que possibilitam análises dentro do serviço já existente ou seja advogar, qual tarefa pode ser implementada que seja atrativa e diferente para o cliente, dentro das necessidades dele.

Na metodologia Jobs to be done, estamos diante de um refinamento do serviço já existente, para atender de forma eficiente os anseios do nosso cliente.

Ou seja, você escala seu escritório de advocacia por meio da maior profundidade que se consegue extrair do serviço já existente, ampliando e aperfeiçoando sua rede de tarefas.

Deste modo temos as seguintes etapas.⁴

Defina: determine os objetivos e o plano de ação.

Localize: reúna as informações necessárias para fazer o trabalho.

Prepare: configure e organize as informações.

Confirme: confira se tudo está no lugar certo para completar a tarefa.

Execute: complete a tarefa corretamente.

Monitore: tenha certeza de que tudo está correndo bem durante a execução.

Modifique: se um problema for encontrado durante o monitoramento, faça o ajuste e resolva o que não funciona.

Conclua: limpe e descarte o que for necessário.

Assim, a teoria se sustenta em três pilares:⁵

1. As pessoas compram produtos e serviços para ajudá-las a realizar uma tarefa.

2. Uma tarefa é estável ao longo do tempo, tornando-se uma constante na equação.

3. Uma tarefa pode ser qualquer coisa que um grupo de pessoas esteja tentando realizar ou executar.

Por meio desses pilares, é possível chegar à equação Jobs to be done:

• Mercado = “executor da tarefa” + “tarefa a ser feita”

Partindo dessas primeiras análises, devemos esmiuçar a metodologia job to be done⁶ para entender às necessidades do cliente que se deseja alcançar por meio do serviço no escritório de advocacia.

Defina o mercado do job to be done: identificar uma tarefa a ser executada. 

Pesquise e converse com clientes: após definir a tarefa que o seu serviço vai auxiliar a realizar, entreviste os potenciais clientes para confirmar se realmente existe uma demanda para serviço.

Descubra quais são os resultados esperados pelos clientes: vale também ampliar a pesquisa com os clientes e entender quais são as expectativas que os consumidores têm em sua experiência de compra, o que esperam da empresa.

Estude a concorrência: entender se já existem concorrentes oferecendo uma solução para a tarefa pode auxiliar a desenvolver ferramentas adicionais ao produto ou serviço. Assim, as lacunas que ainda não são preenchidas pela concorrência podem se tornar vantagens competitivas para o seu negócio. 

Compreenda se as tarefas estão sendo atendidas: mais importante do que criar uma ferramenta adicional ou mesmo um serviço que atenda a uma necessidade é garantir que de fato a demanda seja suprida.

Monitore e analise os dados: escolha indicadores-chave de desempenho mantenha uma rotina de análise dos resultados. Isso poderá auxiliar a identificar novas oportunidades e melhorias de serviço.

Combine pessoas e jobs to be done: é possível combinar a metodologia JTBD com outras estratégias de marketing. A definição das pessoas de um negócio pode facilitar a busca por tarefas a serem executadas.

4. CONCLUSÃO

Se enxergar como agente econômico é um trampolim para o sucesso da carreira como advogado. Entender, conhecer, visitar e aplicar às ferramentas e metodologias de gestão são fundamentais para estruturação e manutenção da saúde financeira do escritório de advocacia bem como para melhoria contínua de seus serviços técnicos seja para o aumentar o número e fidelização de clientes, seja para o próprio escritório de advocacia.

5. BIBLIOGRAFIA

1. https://g4educacao.com/blog/jobs-to-be-done. Acesso em 29 de janeiro de 2025.
2. https://g4educacao.com/blog/pdca-o-que-e-e-como-funciona-essa-metodologia. Acesso em 29 de janeiro de 2025.
3. https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-aplicar-o-job-to-be-done-no-seu-negocio,20c4741a6dce3810VgnVCM100000d701210aRCRD Acesso em 29 de janeiro de 2025.

4. VAZQUES, Amanda Gonçalves. A advocacia humanizada como pilar nas relações, rotinas e procedimentos nos pequenos e médios escritórios de advocacia. Gestão de Escritório de Advocacia. Londrina, PR: Engenho das letras, 2023.

Artigo de Amanda Vazques

Advogada, Mentora, Escritora, Professora, Palestrante e Fundadora do escritório Amanda Vazques Advocacia. Formada pela Faculdade MACKENZIE – RIO. Pós-graduação em Processo Civil pela Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-RIO). Pós Graduação em Direito de família e Sucessões pelo IBDFAM. Especialista em Direito Privado. Membro do Instituto do Pequenos e Médios Escritórios de Advocacia – IBPEA. Membro da Comissão de Mulheres Advogadas.